Serviço de Gestão Integrada
O Serviço de Gestão Integrada (SGI) da Secretaria de Planejamento e Orçamento (SEPLAN) é uma iniciativa dedicada a auxiliar a otimização dos processos organizacionais da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Por meio do mapeamento de processos destinado a embasar a implementação de ferramentas de tecnologia da informação pela Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC/SEPLAN), o SGI busca auxiliar Unidades acadêmicas e administrativas da UFSC a aprimorar processos existentes. Nosso intuito inclui o suporte a diversos setores da universidade no monitoramento de processos identificados como estratégicos, promovendo eficiência operacional e melhor gestão da informação, resultando em mudanças que apresentam entregas efetivas à comunidade universitária e à sociedade. Entre suas atividades também constam a gestão do Observatório de Inteligência da UFSC com o suporte da SeTIC, a atualização da conta oficial da SEPLAN no Instagram e o atendimento a demandas delegadas pela Secretária de Planejamento e Orçamento. Consulte nosso regimento clicando aqui.
Nossos contatos:
E-mail: gestaointegrada@contato.ufsc.br
Chat@UFSC: ana.corina
Telefone: (48) 3721-7512
Projetos
Observatório de Inteligência UFSC – Operando e em atualização constante
Visando reestruturar e ampliar os esforços do Observatório de Inteligência
UFSC, o SGI continua a aproximar pontos focais e órgãos da Universidade com a finalidade de inserir novos dados no Observatório, otimizando dashboards e painéis do site e possibilitando o cruzamento de informações. Ao aumentar sua utilidade gerencial pelos tomadores de decisão, em um formato autogerenciado pelos pontos focais, com utilização de APIs e processos automatizados, o Observatório de Inteligência prossegue sendo uma ferramenta de governança que apresenta integridade e atualização dos dados em tempo real aos usuários.
Módulo Transferências e Retornos no CAGR Web – Em processo
Buscando atender à demandas elencadas como prioridade pela Pró-Reitoria de Graduação e Educação Básica (PROGRAD), a equipe do SGI está trabalhando no mapeamento dos processos envolvidos nas Editais de Admissão por Transferências e Retornos publicados pelo Departamento de Educação Escolar (DAE/PROGRAD) para possibilitar a criação e o desenvolvimento, pela SeTIC, de um módulo na versão web do sistema Controle Acadêmico da Graduação (CAGR) que automatize todas as etapas e atores envolvidos na seleções. Ao automatizar as atividades pertinentes a esses processos seletivos, serão beneficiados: candidatos a ingresso na UFSC por meio de transferências e retornos, equipes do DAE, das Coordenadorias dos cursos de graduação (técnicos e docentes) e da Pró-Reitoria de Ações Afirmativas e Equidade (PROAFE). Após a implementação da solução, que promoverá eficiência, otimização de tempo e economia de recursos, todo o processo seletivo ficará centralizado no CAGR Web. Os candidatos poderão realizar suas inscrições atendendo ao Edital em questão e acompanhar seus resultados via sistema. O projeto foi dividido em duas etapas (mapeamento dos processos do DAE e das Coordenadorias de curso e mapeamento dos processos da PROAFE). A primeira etapa envolve a entrega dos resultados dos mapeamentos e de um protótipo do sistema a ser desenvolvido após homologação pela PROGRAD.
Robô de empenhos do DCF/SEPLAN – Operando
Outra ação do SGI foi a iniciativa de automatização na fase dos empenhos do setor de compras (DCF/SEPLAN). Com o auxílio de um programa de autopreenchimento – Automação de Processos Robóticos (RPA) – pretende-se desenvolver uma automatização no processo de Empenho utilizando um robô para facilitar o gerenciamento de resultados, reduzindo custos operacionais e possibilitando a realocação de equipes para funções mais estratégicas.
Departamento de Manutenção Predial e Infraestrutura (DMPI) – Operando
A pedido do DMPI, o SGI/SEPLAN trabalhou junto ao Departamento no mapeamento de processos para viabilizar a criação de um novo sistema institucional que possa facilitar a tarefa de entrada e atendimento dos chamados de manutenção em geral. Em conjunto com a SeTIC, foi realiza a configuração de um sistema Open-Source Ticket Request System (OTRS) para atender às demandas de fluxo específicas do DPMI. Inicialmente realizado para os chamados de serviços hidráulicos, o mapeamento busca agilizar o fluxo processual, viabilizando o direcionamento adequado aos técnicos responsáveis e a notificação de equipes técnicas apropriadas, com o intuito de promover uma gestão eficiente e transparente que ofereça dados em tempo real. Também será possível a consulta do andamento dos chamados por parte das Unidades requisitantes dos serviços. O sistema está em fase de treinamento das equipes do DMPI e da empresa terceirizada.
Contrato Fundacional – Operando
Atendendo ao pedido da Coordenadoria de Projetos e Contratos Fundacionais (SFC/PROAD), o SGI identificou os processos sujeitos a automatização, com ênfase na entrada de dados e documentos iniciais de requerimento de contratos fundacionais e montou uma ferramenta capaz de filtrar e encontrar informações específicas de maneira ágil, padronizada e simplificada, a fim de tornar mais prático e eficaz o procedimento de trâmite de contratos fundacionais.
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