Serviço de Gestão Integrada
O Serviço de Gestão Integrada (SGI) da UFSC é uma iniciativa dedicada à otimização dos processos organizacionais da Universidade Federal de Santa Catarina. Através da implementação de ferramentas de tecnologia da informação e análises colaborativas, o SGI busca aprimorar os processos existentes. Nosso intuito inclui o suporte aos diversos setores da universidade no monitoramento de processos estratégicos, promovendo eficiência operacional e melhor gestão da informação, criando um ambiente mais conveniente para toda a universidade.
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e-mail: gestaointegrada@contato.ufsc.br
chat@ufsc: @rafael.lima telefone: (48) 3721-7512
Nosso regimento
Ao Serviço de Gestão Integrada, compete:
I. Mapear, avaliar e racionalizar os processos organizacionais da UFSC, atuando em parceria com as unidades acadêmicas e administrativas da UFSC;
II. Atuar na implantação de instrumentos de Tecnologia de Informação para a gestão de processos na UFSC, buscando uma maior cooperação e integração entre diferentes áreas da Universidade, a fim de otimizar os processos de trabalho;
III. Otimizar processos existentes para o melhoramento do gerenciamento de informação e para a maximização de resultados por meio de grupos focais;
IV. Oferecer subsídios para a normatização de padrões de modelagem de processos para a consolidação da governança de processos na UFSC;
V. Oferecer suporte aos diferentes setores quanto ao monitoramento de processos que ofereçam prazos e encaminhamentos estratégicos para a UFSC.
Nossos projetos
01 – Departamento de Manutenção Predial e Infraestrutura (DMPI) 
A pedido do DMPI, o SGI está auxiliando na criação de um novo sistema a fim de facilitar a tarefa de entrada e atendimento dos chamados de manutenção em geral. Em conjunto com a SeTIC, está em andamento a configuração de um sistema Open-Source Ticket Request System (OTRS) com o mapeamento dos serviços hidráulicos e agilizar o fluxo do processo, viabilizando o direcionamento adequado aos técnicos responsáveis e a notificação de equipes técnicas apropriadas, com o intuito de promover uma gestão eficiente e transparente que ofereça dados em tempo real.
02 – Contrato Fundacional
Atendendo ao pedido da Coordenadoria de Projetos e Contratos Fundacionais (SFC/PROAD), o SGI identificou os processos sujeitos a automatização, com ênfase na entrada de dados e documentos iniciais de requerimento de contratos fundacionais e montou uma ferramenta capaz de filtrar e encontrar informações específicas de maneira ágil, padronizada e simplificada, a fim de tornar mais prático e eficaz o procedimento de trâmite de contratos fundacionais.
03 – Departamento de Contabilidade e Finanças da UFSC (DCF)
O SGI planeja automatizar transferências de dados contábeis submetidos pelo DCF para uma nova interface do sistema do Governo Federal, no intuito de evitar retrabalhos. Neste sentido, estão em acompanhamento as iniciativas de integração dos sistemas Sistema de Administração de Recursos Financeiros e Orçamentários (SARF)/UFSC com Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI) e Compras.net (ambos do Governo Federal). A solução proposta procura reduzir ao máximo ou mesmo eliminar o cadastramento de itens de despesa cotidianos, padronizando procedimentos repetitivos e eliminando erros humanos naturais.
04 – Observatório de Inteligência UFSC
Visando reestruturar e ampliar os esforços do Observatório de Inteligência UFSC, o SGI está aproximando pontos focais e órgãos da Universidade com a finalidade de: inserir novos dados, otimizar dashboards e painéis do site, aprimorar o cruzamento de informações e aumentar sua utilidade gerencial pelos tomadores de decisão, em um formato autogerenciado pelos pontos focais, com utilização de API’s e processos automatizados que garantam a integridade e atualização dos dados em tempo real aos usuários. 
05 – Inventário Secretaria de Planejamento e Orçamento (SEPLAN)
O SGI, de ordem da Secretária do Planejamento e Orçamento, Prof. Andrea Trierweiller, está conduzindo a reestruturação do Inventário de todos os ambientes da SEPLAN. Para isso estamos reorganizando a setorização da SEPLAN no sistema Protocolo de Iniciação de Sessão (SIP) e Sistema INtegrado de Espaço Físico (SIEF), procedendo ao completo mapeamento dos itens dados como “não encontrados” que se encontram com servidores que são ou que já foram vinculados à Secretaria e consolidando os requerimentos de baixas para itens extraviados, por meio de CDEB (Comunicado de Dano ou Extravio de Bens), conforme orientações do Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)/UFSC. A ideia é regularizar todos os itens de inventários anteriores por setor e servidor, além de auxiliar no procedimento de localização de itens de toda a Secretaria.
| Não Encontrados | Ativos | Total de Itens | |
|---|---|---|---|
| Total | 69 | 578 | 647 |
06 – Autosserviço Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP
)
O SGI está atualmente elaborando um sistema automatizado de autosserviço para o SCDP, o qual permitirá que os colaboradores da UFSC forneçam suas informações de viagem e recebam automaticamente a liberação de suas diárias e passagens. Este autosserviço irá otimizar e agilizar o processo de solicitação, evitando rotinas e tarefas redundantes, no sentido de diminuir o erro humano no processamento de dados.
07 – Mapeamento dos órgãos UFSC (SCDP)
O SGI está apoiando a automatização da coleta de dados agrupados pela Superintendência de Orçamento da UFSC (SO/SEPLAN) no sistema Sistema de Administração de Recursos Financeiros e Orçamentários (SARF-web). Com essa iniciativa, pretende-se a integração de sistemas como o Sistema de Gestão de Recolhimento da União (SISGRU) do Governo Federal e do SARF-web, de modo a facilitar o reporting de informações para a consolidação mensal dos demonstrativos mensais da SO/SEPLAN para cada uma das mais de 40 UGRs da Universidade.
08 – Receitas Próprias
Tendo a finalidade de automatizar e homogeneizar os atuais modelos demonstrativos para o repasse de fundos das unidades da UFSC, o SGI está concebendo um novo sistema de informações capaz de: padronizar a coleta de dados junto a fundações públicas parceiras, além de fornecer aos servidores os relatórios sobre as receitas das Unidades Gestoras de Recursos (UGRs) e dados sobre o andamento das liberações de recursos às unidades, automatizando a parte do processo repetitivo e por consequência aumentando a eficiência do setor para o repasse e resposta de solicitações cotidianas.
09 – Automatização dos demonstrativos mensais da Superintendência de Orçamento
Com a finalidade de automatizar os relatórios demonstrativos produzidos pela Superintendência de Orçamento (SO/SEPLAN), o SGI, junto à SeTIC, está elaborando otimizações no sistema Sistema de Administração de Recursos Financeiros e Orçamentários (SARF) que possam produzir, de forma automática, relatórios que atualmente absorvem de três a quatro semanas por mês para serem concluídos, de forma a otimizar recursos humanos e rotinas repetitivas, no sentido de favorecer aumentos na produtividade do setor e redução de erros humanos potenciais.
10 – Robô de empenhos do DECOM/DCF/SEPLAN
Outra ação do SGI foi a iniciativa de automatização na fase dos empenhos do setor de compras (DECOM/DCF/SEPLAN). Com o auxílio de um programa de autopreenchimento.
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